Eine Verbesserung der Arbeitsabläufe führt nicht nur zu einem reibungsloseren Geschäftsalltag, sondern auch zu erheblichen Kosteneinsparungen. In diesem Artikel erfahren Sie anhand eines praktischen Beispiels, wie die Implementierung von Odoo bei einer Druckerei in Französisch-Polynesien zu signifikanten Effizienzsteigerungen und optimierten Geschäftsprozessen geführt hat.
Geschäftstätigkeit: Druckerei und Vertrieb, 14 Angestellte, davon nutzen 10 Odoo
Odoo-Lösungen: Echtzeitinformation für alle Teammitglieder, mobiler Zugriff des Verkaufsteams auf Angebote, Unterstützung mehrerer Zahlungsarten, automatische Produktregistrierung und Echtzeit-Updates des Lagerbestands. Zudem ermöglicht das Odoo-System dem Geschäftsführer, die Unternehmensleistung ständig und präzise zu überwachen.
Eingesetzte Apps: Kalender, CRM, Data Cleaning, Attendances, Discuss, Barcode, Rechnungsstellung, Verkauf, Webseite, eCommerce, Point of Sale, Einkauf, Inventar, Buchhaltung
Das Unternehmen und sein Herausforderungen
FastPrint, eine Spezialdruckerei in Französisch-Polynesien, verwandelt wertvolle Erinnerungen in lebenslange Sammlerstücke. Das Unternehmen bietet neben kommerziellem Druck auch individuelle Souvenirs wie Tassen und Stifte an. Im Jahr 2019 übernahm ein neuer Direktor die Leitung, just als COVID-19 die Inseln erreichte. Der neue Direktor nutzte die Gelegenheit, um das Unternehmen zu analysieren und neu zu organisieren. Dabei stellte er erhebliche Schwachstellen in den bestehenden Systemen fest und somit die Notwendigkeit für eine Verbesserung der Arbeitsabläufe.
- Webseite: Die Webseite von 2018 wurde durch eine lokale Lösung unterstützt und war veraltet.
- POS-System: Das ineffektive POS-System war nicht in der Lage mehrere Zahlungsoptionen innerhalb einer Transaktion abzuwickeln und war zudem fehleranfällig. Manuelle Bestandszählungen und veraltete Verkaufszahlen führten zu ungenauen Prognosen.
- Bestandsprobleme: Die manuelle Bestandszählung führte zu Verzögerungen und Ungenauigkeiten, die nicht in Echtzeit an das Team weitergegeben werden konnten. Es fehlte zudem eine Warnfunktion für niedrige Bestände.
Verbesserung der Arbeitsabläufe mit Odoo
„Mit Odoo müssen wir uns nicht mehr mit Softwareproblemen herumschlagen.“
– Laurent Dufy, Direktor bei FastPrint
Die Implementierung von Odoo dauerte insgesamt nur zwei Monate. FastPrint verfügt nun über einen optimierten Arbeitsablauf, der leicht zugänglich ist für alle Teammitglieder, auch mit unterschiedlichen Computerkenntnissen.
Massgeschneiderte Webseite
Durch die Umstellung auf Odoo Website verfügt FastPrint nun über eine moderne Online-Präsenz. Alle Produkte und Dienstleistungen werden übersichtlich dargestellt und die Online-Verkäufe automatisch im Backend registriert, was die Bestands- und Finanzverwaltung erheblich erleichtert.
Praktisches POS
Das intuitive Odoo POS-System ermöglicht es dem Verkaufspersonal, Transaktionen schnell und effizient abzuwickeln. Dank der Integration mit Systempay können nun mehrere Zahlungsarten innerhalb einer Transaktion verarbeitet werden.
Inventarisierung in Echtzeit
Die Integration von eCommerce- und POS-Modulen ermöglicht eine exakte Bestandsführung in Odoo Inventory. Jedes verkaufte Produkt wird automatisch im System registriert, und der aktuelle Lagerbestand wird in Echtzeit wiedergegeben.
Ferner ist im Modul Inventar die Funktion für den Sicherheitsbestand aktiviert. Wenn der Lagerbestand die konfigurierte Höhe erreicht, wird das Odoo-System automatisch ausgelöst, um die Geschäftsleitung von FastPrint im System und per E-Mail zu benachrichtigen. Bestellungen werden dann automatisch über Odoo Einkauf generiert. Und mit nur wenigen Klicks können die Einkaufsleiter die von Odoo vorgeschlagenen Bestellungen mit allen berechneten Steuern genehmigen, um neue Bestände aus Übersee zu bestellen.
Rationalisierte Finanzen
Odoo Buchhaltung hilft dem Geschäftsführer, die Unternehmensleistung genau zu überwachen. Dynamische Berichte und die Flexibilität bei der Erstellung von Stornorechnungen vereinfachen die Finanzverwaltung erheblich.
Effektive Kommunikation
Mit der Protokollnotiz-Funktion fördert Odoo eine verbesserte Kommunikation zwischen den Teammitgliedern, indem es einen gemeinsamen Ort für den Wissensaustausch bietet.
Intuitive Lösung für Ihr Unternehmen
Die Vorteile der Umstellung auf Odoo und somit der Verbesserung der Arbeitsabläufe sind zahlreich. Nicht nur der tägliche Betrieb wurde sowohl im Front- als auch im Backend optimiert, auch die Unternehmensführung ist jetzt müheloser, da die webbasierte Natur von Odoo es den Managern ermöglicht, alle Aktivitäten jederzeit und überall zu verfolgen.
Bereit, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren?
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