Für Unternehmen die ihre Rechnungen ohne ERP Anbieter noch auf Papier ausstellen, sind Engpässe im Verwaltungspersonal, langsamer Workflow und eine hohe Fehlerquote die Regel.
Wir helfen Ihnen, mit dem ERP Anbieter Odoo Ihre Rechnungen mit allen wichtigen Details aus dem Verkauf zu generieren und zu synchronisieren: Kundendaten, Produktpreise und Steuersätze werden automatisch aus dem Verkauf übernommen und dem entsprechenden Workflow beigefügt – alles papierlos.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Torino Food Service die Umstellung auf einen ERP Anbieter gemeistert hat. Das Unternehmen kämpfte mit ineffizienter Buchhaltung und der Herausforderung, sieben verschiedene Systeme gleichzeitig zu verwalten, was zu Aufgabenverlusten und manchmal enormen Verzögerungen und auch Umsatzeinbussen führte.
Geschäftstätigkeit: Vertrieb von Molkerei- und Frischprodukten, 50 – 250 Angestellte
Odoo-Lösungen: Einrichtung des e-Commerce, Übersicht der Vertriebsaktivitäten, Aufzeichnung des gesamten Pitching-Prozesses, Umsatzanalyse, Unterstützung mehrerer Währungen, papierlose Buchhaltung, E-Mail-Marketing für Werbeaktionen, Datenaustausch in Echtzeit
Eingesetzte Apps: Email Marketing, SMS Marketing, Live Chat, Documents, Sign, Purchase, Manufacturing, Inventory, Accounting, eCommerce, Website, Sales, Invoicing, Stripe Payment Acquirer, Discuss, CRM, Contacts, Calendar, Dashboards
Das Unternehmen
Seit 1988 versorgt Torino Food Service die australische Gastronomie mit erstklassigen Molkerei- und Frischprodukten, die überwiegend von lokalen Lieferanten stammen.
Vom engagierten Pizzeria-Betreiber bis zum Familienunternehmen, das lokale Restaurants mit hochwertigen Zutaten beliefert, bleibt der Händler in der schnelllebigen Branche durch die Rationalisierung seiner Abläufe mittels der integrierbaren Odoo-Lösung wettbewerbsfähig. Diese Lösung mit ERP Anbieter erleichtert den Datenaustausch in Echtzeit.
Manuelle und komplizierte Vorgänge
Langsamer papiergestützter Rechnungsstellungs-Workflow
Torino beschäftigte Verwaltungspersonal zur Bearbeitung von Papierrechnungen, das auf 200 Rechnungen pro Tag beschränkt war. Die physische Beschaffenheit der Rechnungen führte oft zu Problemen wie Knicken, Rissen und fehlenden Unterschriften, was zusätzliche Arbeit für die erneute Bearbeitung erforderte.
Ineffiziente Buchhaltung
Torino stellte fest, dass die Bestellprozesse mit Nexus ERP reibungslos funktionierten. Allerdings gab es Schwierigkeiten bei der Verwaltung der Finanzen, bis ein externes Programm zur besseren Filterung und Extraktion von Informationen integriert wurde.
Verwaltung von sieben verschiedenen Systemen gleichzeitig
Der Lebensmittelhändler betrieb einen separaten Server und sechs weitere Systeme für Bestellungen, Website und eCommerce, Finanzen, CRM, SMS-Nachrichten und E-Mail-Marketing zur Unterstützung von Nexus. Aufgaben gingen in der Übersetzung der nicht integrierten Plattformen verloren, da kein Programm perfekt miteinander kommunizierte. Dies führte zu einer sechsstündigen Verzögerung des Online-Bestands auf dem Kundenportal, da die Website nur um Mitternacht aktualisiert werden konnte.
Durch die Zusammenarbeit mit einem ERP-Anbieter wie Odoo konnte Torino diese Probleme überwinden, indem es eine einheitliche und integrierte Lösung implementierte.
All-in-One Business Management Lösung
Während der Schliessung aufgrund von Covid nahm das Familienunternehmen die Dinge selbst in die Hand. Um die Geschäftsverwaltung digital zu transformieren, entschied sich Torino für den ERP-Anbieter Odoo. Die Wahl fiel auf dieses System, weil es cloudbasiert, quelloffen und benutzerfreundlich ist und gleichzeitig einen grossen Funktionsumfang bietet. Das Unternehmen beschloss, mit einem lokalen australischen IT-Partner zusammenzuarbeiten, um Odoo an seine speziellen Bedürfnisse, wie beispielsweise die Gehaltsabrechnung, anzupassen.
Papierloses Fakturierungssystem steigert die Effizienz um 100%
Odoo Invoicing, ein System des ERP-Anbieters Odoo, generiert für Torino Rechnungen mit allen wichtigen Details aus Odoo Sales und synchronisiert sie. Kundendaten, Produktpreise und Steuersätze werden automatisch aus den Verkaufsaufträgen (Sales Orders) übernommen und den entsprechenden Bestellungen (Purchase Orders) beigefügt. Die Unterstützung von Odoo für mehrere Währungen und automatische Umrechnungs-Updates kommen dem Lebensmittelhändler auch bei der Beschaffung hochwertiger Zutaten von internationalen Lieferanten zugute.
Mit Odoo ist Torino dazu übergegangen, alle Rechnungen online zu bearbeiten. Dieser papierlose Workflow hat sich als zeitsparend und effizient erwiesen. Der Lebensmitteldistributor kann damit täglich bis zu 400 Rechnungen mit nur einem iPad bearbeiten, was einer Verdoppelung der bisherigen Kapazität des alten Systems entspricht.
Dank der Integration mit Odoo Sales und CRM können die Manager von Torino auch leicht erkennen, warum das Unternehmen Kunden verliert, da der gesamte Pitching-Prozess online aufgezeichnet und in Odoo automatisiert wird.
Jeder Auftrag wird in der Vertriebs-App nach Teams sortiert - Vertrieb, Vorverkauf, Point of Sales und Website, um nur einige zu nennen. Mit der kostenlosen Umsatzanalyse für jedes Team können Vertriebsleiter die Umsätze überprüfen und nach verschiedenen Gruppenkriterien wie Verkäufer, Partner und Produkt sortieren, um das leistungsstärkste und am stärksten wachsende Teammitglied, den Partner und die Artikel mit Klicks zu identifizieren.
Diese Funktion ist ebenso nützlich, wenn es um die Verbesserung von Dienstleistungen geht. Auf dem Dashboard für Vertriebsteams werden die Vertriebsaktivitäten und die Leistung der einzelnen Teams übersichtlich nach Datum, Rechnungsstellungsziel und erzieltem Umsatz direkt nebeneinander dargestellt. Manager können so die schwächsten Glieder des Prozesses erkennen und rechtzeitig die notwendigen Geschäftsentscheidungen treffen.
Mühelose Buchhaltung mit ERP Anbieter Odoo
Buchhaltung ist meine Lieblingsapp, weil ich in 2 Minuten einen Überblick über mein Unternehmen habe.
Paul Carageorge - Generaldirektor bei Torino Food Service
Odoo Buchhaltung ist umfassend und intuitiv und verwaltet die Verkäufe, Forderungen, Verbindlichkeiten und Bestandsanalysen von Torino. Mit Hilfe von KI erfasst das System Daten aus Odoo Purchase and Invoicing und automatisiert die Kontobücher des Unternehmens mit einer Erkennungsrate von 98%.
Dank Odoo ist das Finanzteam von Torino nicht mehr auf Programme und Software von Drittanbietern angewiesen, um Informationen aus manuell gescannten Kopien während der Abschlusssaison zu filtern und zu extrahieren. Stattdessen erleichtert Odoo den Informationsaustausch und automatisiert alle wichtigen Finanzdaten zu Rechnungen und Umsätzen, die übersichtlich auf dem Finanz-Dashboard von Torino dargestellt werden.
Paul, General Manager bei Torino, lobte ausserdem, dass Odoo Buchhaltung jede Änderung, die in der App vorgenommen wurde, mitverfolgt. Anhand der "Brotkrümel" in der oberen linken Ecke der Benutzeroberfläche, die die besuchten Seiten und Dokumente in chronologischer Reihenfolge anzeigen, kann das Team jederzeit den Ursprung einer bestimmten falschen Information zurückverfolgen und die notwendigen Korrekturen vornehmen, um die Daten richtig zu stellen.
Nahtlose Geschäftsführung mit ERP-Anbieter Odoo
Dank der umfassenden Odoo-Module hat Torino die Geschäftsabläufe von sieben verschiedenen Plattformen in einem einzigen Odoo-System zusammengefasst.
- Website und eCommerce: Die miteinander verbundenen Odoo-Module für Website und eCommerce erleichtern die zeitnahe Kundenbetreuung, da 70% der Bestellungen von Torino online getätigt werden. Wann immer die Besucher der Website eine Transaktion durchführen, kann das Torino-Team die Bestellung sofort im Backend über Odoo eCommerce verwalten. Bei dringenden Änderungen kann das Team auch über die Website-App direkt am Frontend Anpassungen vornehmen.
- CRM: Odoo CRM organisiert alle Vertriebsaktivitäten, einschliesslich Pitches, Anrufen und E-Mail-Austausch, in einer App und fördert eine bessere Lead-Generierung. Dies verbessert den Geschäftserfolg, indem es den Managern von Torino ermöglicht, das Kundenverhalten und die Reaktionen auf jede Vertriebsaktivität zu analysieren und die Leistung des Teams zu bewerten.
- E-Mail-Marketing: Torino nutzt Odoo E-Mail-Marketing, um Werbeaktionen und wichtige Unternehmensaktualisierungen mit massgeschneiderten Empfängerlisten anzukündigen. Diese Listen basieren auf den Tags und Kontaktkategorien in Odoo CRM, was eine gezielte Ansprache ermöglicht.
Durch die Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter Odoo konnte Torino eine nahtlose Geschäftsführung sicherstellen und alle relevanten Prozesse effizient in einem System bündeln.
Professionellere und effizientere Umstrukturierung von Unternehmen
Durch die Optimierung und Integration von Odoo konnte Torino eine Effizienzsteigerung von 40% erzielen. Dank des Echtzeit-Datenaustauschs mit dem ERP-Anbieter Odoo arbeitet das australische Unternehmen nun professioneller und aufmerksamer, was dem wachsenden Unternehmen erheblich zugutekommt.
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