Unternehmen können anfangs mit einem weitgehend manuellen Datenverfolgungssystem auskommen, aber mit zunehmendem Erfolg wird eine integrierte ERP-Software zur Prozessoptimierung und Verwaltung der Arbeitsabläufe unverzichtbar.
Unzusammenhängende Anwendungen und manuelle Datenhaltung können nicht mehr mit dem steigenden Verkaufsvolumen mithalten. Darüber hinaus müssen möglicherweise auch Subunternehmen oder Filialen verwaltet werden.
Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, wie ein Hersteller von Verkaufsautomaten mit Odoo zahlreiche Prozesse automatisiert hat und sein Einkommen gesteigert hat.
Geschäftstätigkeit: Herstellung und Vertrieb von Verkaufsautomaten, 19 Angestellte, davon nutzen 13 Odoo
Odoo-Lösungen: Alles wird reserviert, in die Warteschleife gestellt, mit Seriennummernverfolgung und Barcode-Scanning in die Produktion gebracht, versandt, ausgeliefert, zeitlich begrenzt... alles geschieht automatisch; Buchhaltung und Finanzanalyse; mehrere Unternehmen werden unter einer Muttergesellschaft verwaltet
Eingesetzte Apps: Manufacturing, Inventory, Accounting, Sales, CRM, Projects
Von Kaugummiautomaten zu umfassender Prozessoptimierung
Vom Standardautomaten für Getränke oder Kaugummis, mit dem die meisten Menschen vertraut sind, bis hin zu höherwertigen Versionen, die gesunde Snacks oder Schönheitsprodukte anbieten, sind Automaten ein fester Bestandteil des öffentlichen Raums in Amerika und vermehrt auch in Europa geworden. Verkaufsautomaten sind an vielen Orten zu finden - Büros, Schulen, Flughäfen, Einkaufszentren, Hotels, Fitnessstudios und vieles mehr.
Discount Vending Store wurde 2007 von CEO Jeff Cramer gegründet und produziert und verkauft Automaten für jedes Budget. Bevor er in die Automatenindustrie einstieg, war Jeff Cramer ein erfolgreicher Landschaftsarchitekt, der nach einem Hobby suchte, das er mit seinen Kindern ausüben konnte. Dabei stiess er auf die beliebten Kaugummiautomaten und sah eine Möglichkeit, diese als alternative Einnahmequelle zu verkaufen. Dieses Nebengeschäft erwies sich als lukrativ, und nach einiger Zeit erweiterte Jeff sein Angebot auf Verkaufsautomaten. Er erkannte, dass es eine bessere Möglichkeit gab, Einzelpersonen zu bedienen, die Kleinunternehmer werden wollten - und so begann Discount Vending Store.
Discount Vending Store mit Sitz in Colorado verkauft neue, gebrauchte und anpassbare Verkaufsautomaten zu verschiedenen Preisen. Während das Unternehmen zuvor mit einem weitgehend manuellen Datenverfolgungssystem auskam, verlangte der wachsende Erfolg nach einer integrierten Geschäftssoftware zur Prozessoptimierung und Verwaltung der Arbeitsabläufe. Odoo war die perfekte Lösung.
Die Workflow-Herausforderungen vor Odoo
Vor dem Einsatz von Odoo arbeitete Discount Vending Store wie viele andere kleine Unternehmen auch - mit unzusammenhängenden Anwendungen und manueller Datenhaltung. Der stellvertretende Geschäftsführer Trig Bundgaard beschreibt das alte Geschäftsmanagementsystem als „ein paar Quickbooks, einige Tabellenkalkulationen und ein CRM, das mit nichts in Verbindung stand. Nichts war miteinander verbunden, alles erforderte viel manuelle Arbeit. Als wir wuchsen - und wir wuchsen schnell - wurde uns klar, dass wir das System überholt hatten und dringend eine Prozessoptimierung brauchten.
Mit Odoo fand das Unternehmen schliesslich die perfekte Lösung, um die Arbeitsabläufe zu integrieren und die Prozesse zu optimieren.
Ausgangslage und die Notwendigkeit der Prozessoptimierung
Vor der Einführung von Odoo erfolgte die Bestandskontrolle bei Discount Vending Store manuell und mithilfe von Tabellenkalkulationen. Dieses System verlangte von den Mitarbeitern, die Zahlen genau und effizient einzugeben, was menschliche Fehler zu einem erheblichen Problem machte. Mit dem florierenden Wachstum des Unternehmens konnte diese veraltete Methode nicht mehr mit der steigenden Verkaufszahl Schritt halten. Deshalb begann das Unternehmen nach alternativen Optionen zu suchen und stand schliesslich vor der Wahl zwischen Odoo und Netsuite.
Trig Bundgaard erklärt, dass die Entscheidung für Odoo auf mehreren Faktoren basierte. Die Einführungskosten von Odoo waren deutlich niedriger als die von Netsuite und entsprachen somit besser den finanziellen Anforderungen des Unternehmens. Darüber hinaus ist Trig ein begeisterter Open-Source-Enthusiast und schätzte die Philosophie von Odoo, die seiner eigenen ähnelt. In Gesprächen mit Vertretern beider Unternehmen hatte Trig das Gefühl, dass Odoo eine engere Partnerschaft bieten würde, da es für eine erfolgreiche Implementierung enger mit Discount Vending Store zusammenarbeiten würde.
Im September 2023 begann das Unternehmen offiziell mit der Implementierung von Odoo. Trig gibt zu, dass sich der Prozess als herausfordernd erwies, da er vieles im Handumdrehen lernen musste, um sich mit der Datenbank und ihrer Funktionsweise vertraut zu machen. Glücklicherweise war der Odoo-Berater immer „nur eine E-Mail entfernt“ und half Trig bei der Zusammenführung aller Systeme, um sie auf Odoo umzustellen.
Diese Prozessoptimierung war entscheidend, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden und die Effizienz des Unternehmens zu verbessern.
Leckerer Erfolg: Automatisierte Arbeitsabläufe
Seit der Implementierung von Odoo hat Discount Vending Store seinen Nettogewinn allein im ersten Quartal 2024 verdoppelt. Diese beeindruckende Steigerung ist den differenzierten Details und der automatischen Verarbeitung zu verdanken, die Odoo bietet. Trig Bundgaard erklärt, wie die Automatisierung der Geschäftsabläufe einen enormen Einfluss auf die Genauigkeit ihrer Zahlen und Bestände gehabt hat:
“Alles wird reserviert, in die Warteschleife gestellt, mit Seriennummernverfolgung und Barcode-Scanning in die Produktion gebracht, versandt, ausgeliefert, zeitlich begrenzt... alles geschieht automatisch. Alles, was früher von Hand gemacht werden musste, geschieht jetzt automatisch. Ehrlich gesagt, haben wir es vermasselt, als es noch manuell ging. Jetzt vermasseln wir es nicht mehr.“
Trig führt weiter aus, dass ihre Zahlen früher „nahe genug“ waren, aber nicht exakt. Dank der Prozessoptimierung mit Odoo sind sie nun in der Lage, sich wirklich mit den Zahlen zu befassen und das Geschäft sowohl aus der Vogelperspektive als auch im Detail zu verstehen. Auf die Frage, wie er Odoo beschreiben würde, betonte Trig: „Es ist ein Biest, es ist definitiv ein ‚Drache‘ von einer Software, aber es lohnt sich zu 100%, wenn Sie versuchen wollen, mit den grossen Jungs zu spielen.“
Zukunftspläne und Erweiterungen: Wie Odoo das Unternehmen unterstützt
Ein weiterer Vorteil von Odoo, auf den sich das Unternehmen laut Trig besonders freut, ist die Möglichkeit, mehrere Unternehmen unter einer Muttergesellschaft zu verwalten. Discount Vending Store plant, sein Geschäft in zwei unabhängige Marken aufzuteilen - eine, die sich auf ihre Standardautomaten konzentriert, und eine, die sich auf ihre anpassbaren Automaten fokussiert. Trig betont, dass Odoo bei diesem Übergang entscheidend sein wird.
„Um diesen zentralen Knotenpunkt zu haben, wo Remarc Vending das Mutterschiff ist, hat Odoo das zu einem Kinderspiel gemacht. Wir können also unterschiedliche Rechnungen, unterschiedliche E-Mails, Adressen und Kontaktinformationen haben, je nachdem, welcher Kunde von welchem Unternehmen kommt.“
Zukunftsorientierung dank Odoo: Automatisierung und Zuverlässigkeit
Da viele Prozesse mit Odoo nun automatisiert und zuverlässiger ablaufen, hat Discount Vending Store mehr Zeit, um in die Zukunft zu blicken. Mit spannenden Geschäftsplänen am Horizont ist das Unternehmen dankbar, Odoo an seiner Seite zu haben, während es in der Branche weiter wächst.
Wir können auch Ihnen helfen, zahlreiche Prozesse mit Odoo zu automatisieren und deren Zuverlässigkeit zu steigern, sodass Sie mehr Zeit haben, um in die Zukunft zu blicken.
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